Varios consejos para la administración de archivos de Windows (2)

Cuarto, preste atención al nivel de estructura

La clasificación del refinamiento conducirá inevitablemente a un aumento en el nivel de la estructura, cuanto mayor sea el número de niveles, la eficiencia de recuperación y navegación Cuanto más bajo sea el nivel, se recomienda controlar la mejor estructura en el segundo y tercer nivel. Además, el nivel se combina mejor con la información con la que a menudo trata.

Las categorías más utilizadas, cuanto más alto es el nivel, como la edición de la columna multimedia, la carpeta multimedia debe ser la carpeta de primer nivel, el curso impartido por el profesor este semestre, el archivo de datos de la clase que se está administrando. La carpeta también debe ser una carpeta de nivel uno.

El número de carpetas, el número de archivos en la carpeta y la jerarquía de las carpetas a menudo no son perfectos. Solo podemos encontrar la mejor combinación.

V. Nombrar archivos y carpetas

Es importante tener un buen nombre para archivos y carpetas, pero lo que es un buen nombre, pero no tiene un significado fijo, con las palabras más cortas Esta categoría y función de carpeta le permite recordar el contenido aproximado del archivo sin abrirlo. Puede ser un buen nombre. Para usar reglas de nombres uniformes para todos los archivos y carpetas en su computadora, estas reglas deben ser desarrolladas por nosotros mismos. Cuando utilice estas reglas por primera vez, no será tan fácil como escribir algunas palabras como lo haría normalmente, pero una vez que se dé cuenta de los beneficios de la asignación de nombres de reglas para una fácil visualización y recuperación, creo que continuará haciéndolo.

Además, desde el punto de vista de la clasificación, nuestras carpetas o archivos de uso común se pueden agregar con identificadores especiales cuando se nombran, para que se clasifiquen primero. Por ejemplo, cuando una carpeta o un archivo es mucho más visitado que el mismo nivel, el autor colocará un "1" o "★" delante del nombre, lo que puede hacer que estos archivos y carpetas. Arreglados al frente de todos los archivos en el mismo directorio, y relativamente menores pero a los que se accede con frecuencia, puede agregar "2" o "★★", y así sucesivamente.

Además, el nombre del archivo debe ser corto, aunque Windows ya admite nombres de archivo largos, pero los nombres de archivo largos también generarán confusión en nuestro reconocimiento y navegación.

Seis, preste atención a separar y completar

Si el archivo de hace un año aún se encuentra en el archivo que está procesando actualmente, si el correo hace unos meses aún Póngalo en un nuevo mensaje y tendrá dificultades para encontrar lo que desea. Es una buena práctica procesar los archivos caducados de manera oportuna, hacer una copia de seguridad de las copias de seguridad y eliminar las no deseadas. Tome como ejemplo al maestro. Los planes de enseñanza y los materiales para el curso que se impartió en el último semestre serán muy pequeños en este semestre, por lo que deben almacenarse especialmente en otra carpeta con un nivel inferior después del almacenamiento, o incluso grabarse en un CD. Y parte de la documentación de este semestre, porque desea visitarla con frecuencia, es mejor ponerla en "Mis documentos" para facilitar el acceso de vez en cuando. Para el maestro, un semestre es un ciclo, después de un ciclo, la carpeta de este ciclo se procesa en consecuencia. Para personas de otras industrias, existen diferentes ciclos. Necesitamos archivar carpetas y archivos de acuerdo con nuestras necesidades reales de trabajo y de vida.
Consejo

: para la seguridad de los datos, la copia de seguridad oportuna es una necesidad, haga copias de seguridad de los archivos a tiempo y elimine los archivos que no necesitan volver a utilizarse.

Siete, la conveniencia de los accesos directos

Si a menudo necesitamos acceder rápidamente a los archivos o carpetas, haga clic con el botón derecho y seleccione "Crear acceso directo", luego le enviaremos los accesos directos generados. Un lugar que a menudo se queda.

Por supuesto, cuando ya no es necesario acceder a los archivos y carpetas con frecuencia, debe eliminar los accesos directos a tiempo, de modo que los accesos directos no bloqueen demasiado espacio ni requieran su atención.

Ocho, ahora y adhesión a largo plazo

Establezca una estructura sólida, nombres estandarizados y archivos periódicos, esto es lo que tenemos que hacer. Esta operación sin complicaciones puede mejorar en gran medida nuestra eficiencia en el trabajo y nos ahorra un tiempo muy limitado.

Si comienza ahora, primero saque un trozo de papel, comprenda su categoría de información, especifique el número y la ubicación de las carpetas que está a punto de crear y desarrolle reglas de denominación de archivos para las carpetas importantes. Reglas de archivo. Luego, de acuerdo con esta regla, una gran cantidad de información que ya existe en la computadora se mueve, cambia de nombre, se elimina, etc., y es necesario superar sus malos hábitos en la operación futura.

Puede ser difícil al principio, tal vez las reglas sean complicadas, pero creo que después de mucho tiempo, está acostumbrado a ver documentos y carpetas bien organizados y disfrutar de la felicidad de una administración eficiente.