pilas de papel útil e inútil, libros desordenados y suministros de oficina repartidos por todas partes, esta es la situación general en nuestro escritorio. Dentro de la computadora, en el escritorio de la computadora, en el "administrador de recursos", también está lleno de desorden y caos. Este tipo de caos virtual afecta en gran medida el rendimiento de la computadora y la eficiencia de nuestra oficina. Cuando muchas personas enfrentan este problema, piensan que el espacio en el disco duro no es suficiente, el rendimiento de la computadora no puede mantenerse al día y es necesario cambiar una computadora nueva. . De hecho, lo que realmente necesitamos es sentarnos y tomarnos el tiempo de administrar realmente los archivos en la computadora, lo que nos ahorrará más tiempo en el futuro.
La esencia de la administración de archivos es que es fácil de guardar y extraer rápidamente. Todos los archivos estarán bien organizados por clasificación de carpetas y se colocarán en el lugar más conveniente para encontrarlos. La forma más ideal de resolver este problema es clasificar la administración. Desde el inicio de la partición del disco duro hasta el establecimiento de cada carpeta, debemos dividirla en carpetas de niveles grandes y pequeños y múltiples de acuerdo con nuestras necesidades de trabajo y de vida. El archivo guarda el esquema. Además, todos los archivos y carpetas deben nombrarse de manera estandarizada y colocarse en la carpeta más adecuada. De esta manera, cuando necesitamos qué documentos, sabemos dónde buscar. Este método no es una tarea fácil para un gran número de personas, ya que están acostumbrados a almacenar archivos y buscar archivos sin dificultades ni pistas. A continuación, lo ayudaremos a desarrollar un conjunto de principios para la gestión de clasificación y lo instaremos a desarrollar buenas prácticas de gestión de documentos. Estas son algunas de las técnicas básicas que hemos resumido. Estas técnicas no son dogmáticas y pueden no ser adecuadas para usted, pero en cualquier caso, debe tener sus propias reglas y atenerse a ellas para formar hábitos.
Primero, el rol de mis documentos
Hay muchas razones para que hagamos un buen uso de "Mis documentos", puede ser fácilmente en el escritorio, menú de inicio, explorador, guardar /abrir ventana Encontrar es beneficioso para nosotros abrir y guardar archivos de manera conveniente y rápida. Podemos usar los directorios existentes en " Mis documentos o crear sus propios directorios y almacenar los archivos a los que necesita acceder con frecuencia. En cuanto a "Mis documentos" almacenados en la unidad C, puede eliminar accidentalmente el sistema al reinstalarlo, puede crear un directorio en el disco que no es del sistema, luego hacer clic derecho en "Mis documentos" en el escritorio, seleccionar " propiedad y ". En la ventana emergente "Propiedades de Mis documentos", haga clic en el botón "Mover" debajo de la carpeta de destino y especifique la carpeta que acabamos de crear en la nueva ventana. Después de reinstalar el sistema, vuelva a realizar las operaciones anteriores y luego redirija a esta carpeta, lo que es seguro y conveniente.
Consejo pequeño: si usa Windows 2000 /XP, cuando mueva la carpeta "Mis documentos", todos los archivos debajo de ella se moverán automáticamente, pero si usa Windows 9x, debe realizar manualmente C: Todos los archivos en /Mis documentos se mueven manualmente a la carpeta recién especificada, de lo contrario se pueden perder los datos.
Segundo, establezca la estructura de carpetas que sea más adecuada para usted.
Folder es el esqueleto del sistema de administración de archivos, que es muy importante para la administración de archivos. Para crear una estructura de carpetas que se adapte a usted, primero debe resumir la información, el trabajo y el contenido de la vida a los que está expuesto. El trabajo y la vida de cada persona son diferentes, y la información que reciban variará enormemente, por lo que analizar sus categorías de información es un requisito previo para construir una estructura. Por ejemplo, hay bastantes escritores y editores de TI independientes que crean carpetas en las categorías de software y hardware. Muchos maestros usan su propio contenido de trabajo, como el trabajo de enseñanza y el trabajo de clase para crear carpetas.
Los nombres de archivo del mismo tipo pueden ser nombrados por el mismo archivo de prefijo de letra. El mismo tipo de archivo se almacena mejor en el mismo directorio, como imagen de directorio de imagen, medio de directorio multimedia, documento, etc., simple y fácil de entender, de un vistazo, y Fácil de abrir con un solo software. De esta manera, cuando queremos encontrar un archivo, podemos pensar de inmediato en dónde se puede guardar.
En tercer lugar, el número de carpetas y archivos de control. El número de carpetas no debe ser demasiado, el número de archivos dentro de las 50 carpetas es más fácil de buscar y recuperar. Si hay más de 100 archivos, la navegación y la apertura serán más lentas e incómodas de ver.
En este caso, debe considerar archivar, eliminar algunos archivos o dividir esta carpeta en varios archivos o crear algunas subcarpetas.
Por otro lado, si solo hay unos pocos archivos con una larga lista de archivos en una carpeta, también se recomienda combinar esta carpeta en otra carpeta.
Cuarto, prestar atención a la estructura de la serie
el refinamiento de la clasificación conducirá inevitablemente a un aumento en el nivel de la estructura, cuanto mayor sea el número de niveles, menor será la eficiencia de recuperación y navegación, se recomienda que toda la estructura se controle mejor en la segunda y tercera Nivel Además, el nivel se combina mejor con la información con la que a menudo trata.
Las categorías más utilizadas, cuanto más alto es el nivel, como la edición de columnas multimedia, la carpeta multimedia debe ser una carpeta de primer nivel, el curso impartido por el profesor este semestre, la carpeta de datos de la clase que se está gestionando, Debe ser una carpeta de nivel uno.
El número de carpetas, el número de archivos en la carpeta y el nivel de la carpeta, a menudo no pueden ser ambos, solo podemos encontrar el mejor punto de combinación.
5, la denominación de archivos y carpetas
Es importante tener un buen nombre para los archivos y carpetas, pero lo que es un buen nombre, pero no hay un significado fijo, las palabras más cortas describen esta función y categoría de carpeta Le permite recordar el contenido aproximado del archivo sin abrirlo. Puede ser un buen nombre. Para usar reglas de nombres uniformes para todos los archivos y carpetas en su computadora, estas reglas deben ser desarrolladas por nosotros mismos. Cuando utilice estas reglas por primera vez, no será tan fácil como escribir algunas palabras como lo haría normalmente, pero una vez que se dé cuenta de los beneficios de la asignación de nombres de reglas para una fácil visualización y recuperación, creo que continuará haciéndolo.
Además, desde el punto de vista de la clasificación, nuestras carpetas o archivos de uso común se pueden agregar con identificadores especiales cuando se nombran, para que se clasifiquen primero. Por ejemplo, cuando una carpeta o un archivo es mucho más visitado que el mismo nivel, el autor agregará un " 1 " o " ★ " delante del nombre, que puede hacer que estos archivos Y las carpetas están dispuestas a la vanguardia de todos los archivos en el mismo directorio, y son relativamente menores pero a las que se accede con frecuencia, puede agregar " 2 " o " ★★ ", y así sucesivamente.
Además, el nombre del archivo debe ser corto, aunque Windows ya admite nombres de archivo largos, pero los nombres de archivo largos también causarán confusión en nuestro reconocimiento y navegación.
6. Preste atención a los archivos separados y completados. Si el archivo de hace un año aún se encuentra en el archivo que está procesando actualmente, si el correo de hace unos meses todavía se coloca con el nuevo correo. Entonces tendrás dificultades para encontrar lo que quieres. Es una buena práctica procesar los archivos caducados de manera oportuna, hacer una copia de seguridad de las copias de seguridad y eliminar las no deseadas. Tome como ejemplo al maestro. Los planes de enseñanza y los materiales para el curso que se impartió en el último semestre serán muy pequeños en este semestre, por lo que deben almacenarse especialmente en otra carpeta con un nivel inferior después del almacenamiento, o incluso grabarse en un CD. Y parte de la documentación de este semestre, ya que desea visitarla con frecuencia, es mejor colocarla en " Mis documentos para un fácil acceso. Para el maestro, un semestre es un ciclo, después de un ciclo, la carpeta de este ciclo se procesa en consecuencia. Para personas de otras industrias, existen diferentes ciclos. Necesitamos archivar carpetas y archivos de acuerdo con nuestras necesidades reales de trabajo y de vida.
Consejo pequeño: para la seguridad de los datos, una copia de seguridad oportuna es una necesidad. Para la copia de seguridad, consulte este tema de "Cómo completar copias de seguridad complejas", realice copias de seguridad de los archivos a tiempo y elimine los archivos que no sean necesarios nuevamente.
Seven, la conveniencia de los accesos directos
Si a menudo necesitamos acceder rápidamente a los archivos o carpetas, haga clic con el botón derecho y seleccione "Crear accesos directos", y luego coloque los accesos directos generados donde a menudo se encuentre. .
Por supuesto, cuando ya no es necesario acceder a los archivos y carpetas con frecuencia, debe eliminar los accesos directos a tiempo, de modo que los accesos directos no bloqueen demasiado espacio ni impliquen su atención.
Ocho, ahora y adhesión a largo plazo
establecer una estructura sólida, nomenclatura estandarizada, archivo periódico, esto es lo que tenemos que hacer. Esta operación sin complicaciones puede mejorar en gran medida nuestra eficiencia en el trabajo y nos ahorra un tiempo muy limitado.
Si comienza ahora, primero saque un pedazo de papel, comprenda su categoría de información, especifique el número y la ubicación de las carpetas que está a punto de crear y desarrolle reglas de nombres de archivo y reglas de archivo para carpetas importantes. Luego, de acuerdo con esta regla, una gran cantidad de información que ya existe en la computadora se mueve, cambia de nombre, se elimina, etc., y es necesario superar los malos hábitos en la operación futura.
Tal vez sea difícil al principio, tal vez las reglas sean complicadas, pero creo que después de mucho tiempo, está acostumbrado a ver documentos y carpetas bien organizados ya disfrutar de la felicidad de una gestión eficiente.