Consejos para la administración de archivos de computadora 8

pilas de papel útil e inútil, libros desordenados y suministros de oficina repartidos por todas partes, esta es la situación general en nuestro escritorio. Dentro de la computadora, en el escritorio de la computadora, en el "administrador de recursos", también está lleno de desorden y confusión. Este tipo de caos virtual afecta en gran medida el rendimiento de la computadora y la eficiencia de nuestra oficina. Cuando muchas personas enfrentan este problema, piensan que el espacio en el disco duro no es suficiente, el rendimiento de la computadora no puede mantenerse al día y es necesario cambiar una computadora nueva. . De hecho, lo que realmente necesitamos es sentarnos y tomarnos el tiempo de administrar los archivos en la computadora, ahorrándonos más tiempo en el futuro.

La esencia de la administración de archivos es que es fácil de guardar y extraer rápidamente. Todos los archivos estarán bien organizados por clasificación de carpetas y se colocarán en el lugar más conveniente para encontrarlos. La forma más ideal de resolver este problema es clasificar la administración. Desde el inicio de la partición del disco duro hasta el establecimiento de cada carpeta, debemos dividirla en carpetas grandes y pequeñas de múltiples niveles de acuerdo con nuestras necesidades de trabajo y de vida. El archivo guarda el esquema. Además, todos los archivos y carpetas deben nombrarse de manera estandarizada y colocarse en la carpeta más adecuada. De esta manera, cuando necesitamos qué documentos, sabemos dónde buscar. Este método no es una tarea fácil para un gran número de personas, ya que están acostumbrados a almacenar archivos y buscar archivos sin dificultades ni pistas. A continuación, lo ayudaremos a desarrollar un conjunto de principios para la gestión de clasificación y lo instaremos a desarrollar buenas prácticas de gestión de documentos. Estos son algunos consejos básicos que hemos resumido. Estas técnicas no son dogmáticas y pueden no ser adecuadas para usted, pero en cualquier caso, debe tener sus propias reglas y atenerse a ellas para formar hábitos.

Primero, desempeña el papel de mi documento

Hay muchas razones por las que podemos hacer un buen uso de "Mis documentos", que pueden estar convenientemente en el escritorio, Se encuentra en el menú Inicio, Explorer, ventana Guardar /Abrir, es conveniente y rápido para abrir y guardar archivos. Podemos usar los directorios existentes en " Mis documentos   o crear sus propios directorios y almacenar los archivos a los que necesita acceder con frecuencia. En cuanto a los "Mis documentos" almacenados en la unidad C, puede eliminar accidentalmente el sistema al reinstalar el sistema. Puede crear un directorio en el disco que no es del sistema, luego hacer clic con el botón derecho en "Mis documentos" en el escritorio, seleccionar y " propiedad y ". En la ventana emergente "Propiedades de Mis documentos", haga clic en el botón "Mover" debajo de la carpeta de destino y especifique la carpeta que acabamos de crear en la nueva ventana. Después de reinstalar el sistema, vuelva a realizar las operaciones anteriores y luego redirija a esta carpeta, lo que es seguro y conveniente.

Sugerencia: si usa Windows 2000 /XP, cuando mueva la carpeta "Mis documentos", todos los archivos se moverán automáticamente, pero si usa Windows 9x, deberá hacerlo manualmente. Mueva manualmente todos los archivos en C: /Mis documentos a la carpeta recién especificada, de lo contrario se perderán los datos.

En segundo lugar, cree la estructura de carpetas que mejor se adapte a usted.

Las carpetas son el esqueleto del sistema de administración de archivos, que es muy importante para la administración de archivos. Para crear una estructura de carpetas que se adapte a usted, primero debe resumir la información, el trabajo y el contenido de la vida a los que está expuesto. El trabajo y la vida de cada persona son diferentes, y la información que reciban variará enormemente, por lo que analizar sus categorías de información es un requisito previo para construir una estructura. Por ejemplo, hay bastantes escritores y editores de TI independientes que crean carpetas en las categorías de software y hardware. Muchos maestros usan su propio contenido de trabajo, como el trabajo de enseñanza y el trabajo de clase para crear carpetas.

El mismo nombre de archivo se puede nombrar con el mismo prefijo de letra. El mismo tipo de archivo se almacena mejor en el mismo directorio, como imagen de directorio de imagen, medio de directorio multimedia, documento, etc., simple y fácil de entender, Es fácil de ver de un vistazo y fácil de abrir con un solo software. De esta manera, cuando queremos encontrar un archivo, podemos pensar de inmediato en dónde se puede guardar.

Tercero, el número de carpetas y archivos de control

El número de carpetas no debe ser demasiado, se compara el número de archivos dentro de 50 carpetas Fácil de navegar y recuperar. Si hay más de 100 archivos, la navegación y la apertura serán más lentas e incómodas de ver.

En este caso, debe considerar archivar, eliminar algunos archivos o dividir esta carpeta en varios archivos o crear algunas subcarpetas.

Por otra parte, si solo hay unos pocos archivos con una larga lista de archivos, se recomienda combinar esta carpeta en otra carpeta.

Cuarto, preste atención al nivel de la estructura

El refinamiento de la clasificación conducirá inevitablemente a un aumento en el nivel de la estructura. Cuanto mayor sea el número de niveles, más eficiente será la recuperación y la navegación. Bajo, se recomienda que toda la estructura se controle en el segundo y tercer nivel. Además, el nivel se combina mejor con la información con la que a menudo trata.

Las categorías más utilizadas, cuanto más alto es el nivel, como la edición de la columna multimedia, la carpeta multimedia debe ser la carpeta de primer nivel, el curso impartido por el profesor este semestre, el archivo de datos de la clase que se está administrando. La carpeta también debe ser una carpeta principal.

El número de carpetas, el número de archivos en la carpeta y la jerarquía de las carpetas a menudo no son perfectos. Solo podemos encontrar la mejor combinación.

V. Nombrar archivos y carpetas

Es importante obtener un buen nombre para archivos y carpetas, pero lo que es un buen nombre, pero no tiene un significado fijo Las palabras más cortas describen la categoría y la función de esta carpeta, para que pueda recordar el contenido aproximado del archivo sin abrirlo. Puede ser un buen nombre. Para usar reglas de nombres uniformes para todos los archivos y carpetas en su computadora, estas reglas deben ser desarrolladas por nosotros mismos. Cuando utilice estas reglas por primera vez, no será tan fácil como escribir algunas palabras como lo haría normalmente, pero una vez que se dé cuenta de los beneficios de la asignación de nombres de reglas para una fácil visualización y recuperación, creo que continuará haciéndolo.

Además, desde el punto de vista de la clasificación, nuestras carpetas o archivos de uso común se pueden agregar con identificadores especiales cuando se nombran, para que se clasifiquen primero. Por ejemplo, cuando una carpeta o un archivo es mucho más visitado que el mismo nivel, el autor agregará un " 1 " o " ★ " delante del nombre, que puede hacer que estos archivos Y las carpetas están dispuestas a la vanguardia de todos los archivos en el mismo directorio, y relativamente menores pero a los que se accede con frecuencia, puede agregar " 2 " o " ★★ ", y así sucesivamente.

Además, el nombre del archivo debe ser corto, aunque Windows ya admite nombres de archivo largos, pero los nombres de archivo largos también generarán confusión en nuestro reconocimiento y navegación.

Sexto, preste atención a separar y completar

Si el archivo de hace un año sigue con el archivo que está procesando actualmente, si hay varios El correo hace un mes también se coloca con el correo nuevo, y tendrá dificultades para encontrar lo que desea. Es una buena práctica procesar los archivos caducados de manera oportuna, hacer una copia de seguridad de las copias de seguridad y eliminar las no deseadas. Tome como ejemplo al maestro. Los planes de enseñanza y los materiales para el curso que se impartió en el último semestre serán muy pequeños en este semestre, por lo que deben almacenarse especialmente en otra carpeta con un nivel inferior después del almacenamiento, o incluso grabarse en un CD. Y parte de la documentación de este semestre, ya que desea visitarla con frecuencia, es mejor colocarla en " Mis documentos   para un fácil acceso. Para el maestro, un semestre es un ciclo, después de un ciclo, la carpeta de este ciclo se procesa en consecuencia. Para personas de otras industrias, existen diferentes ciclos. Necesitamos archivar carpetas y archivos de acuerdo con sus necesidades reales de trabajo y de vida.

Sugerencia: para la seguridad de los datos, una copia de seguridad oportuna es una necesidad. Para la copia de seguridad, consulte este tema de "Cómo completar copias de seguridad complejas", haga una copia de seguridad de los archivos a tiempo y elimine los archivos que no sean necesarios.

Siete, la conveniencia de los accesos directos

Si a menudo queremos acceder rápidamente a los archivos o carpetas, haga clic con el botón derecho y seleccione " crear accesos directos ", luego Coloca los accesos directos generados donde a menudo te quedas.

Por supuesto, cuando ya no es necesario acceder a los archivos y carpetas con frecuencia, debe eliminar los accesos directos a tiempo para que los accesos directos no bloqueen demasiado espacio ni requieran su atención.

Ocho, ahora y adherencia a largo plazo

Establezca una estructura sólida, nombres estandarizados y archivos periódicos, esto es lo que tenemos que hacer. Esta operación sin complicaciones puede mejorar en gran medida nuestra eficiencia en el trabajo y nos ahorra un tiempo muy limitado.

Si comienza ahora, primero saque un trozo de papel, comprenda su categoría de información, especifique el número y la ubicación de las carpetas que está a punto de crear y desarrolle reglas de denominación de archivos para las carpetas importantes. Reglas de archivo. Luego, de acuerdo con esta regla, una gran cantidad de información que ya existe en la computadora se mueve, cambia de nombre, se elimina, etc., y es necesario superar los malos hábitos en la operación futura.

Tal vez al principio le resulte difícil, tal vez las reglas sean complicadas, pero creo que después de mucho tiempo, está acostumbrado a ver documentos y carpetas bien organizados ya disfrutar de la felicidad de una gestión eficiente.