Uso de Excel para hacer que el trabajo funcione bien

  
En el trabajo diario, se implementan algunos proyectos complicados, que a menudo requieren la cooperación de varios departamentos. Si no se organiza correctamente, retrasará el trabajo. Con este fin, muchas organizaciones han citado software profesional de gestión de proyectos, como el Proyecto de Microsoft. Sin embargo, este software es demasiado complicado de usar. De hecho, para los individuos, para administrar un proyecto, Excel es suficiente para el uso diario. Puede reemplazar completamente el trabajo de Project, mejorando enormemente la eficiencia y ahorrando tiempo. El siguiente sistema, Xiaobian, le presentará cómo usar Excel para mejorar la eficiencia del trabajo y hacer que funcione bien. Microsoft Project 2010 (con clave de activación) Versión en chino simplificado: http://www.xp85.com/html/Microsoft_Project_2010.html Sugerencias: ¿Qué es WBS? WBS (Estructura de desglose del trabajo) es un término de gestión de proyectos, a saber W (trabajo, tarea de trabajo), B (desglose, descomposición, descomposición científica y efectiva de tareas de trabajo), S (estructura, estructura, derecha La tarea completa se combina de acuerdo con una estructura determinada: abreviaturas para los tres prefijos de palabras. Para algunas tareas más complejas, la descomposición de WBS puede mejorar efectivamente la eficiencia del trabajo y ahorrar el tiempo de finalización de todo el proyecto. Por ejemplo, el día festivo del Día Nacional vendrá pronto. Una bodega necesita realizar un proyecto de promoción de un supermercado. Este proyecto involucra la colaboración del taller de producción, el taller de inspección, el departamento de logística y varios departamentos del departamento de promoción. Para garantizar la implementación de todo el proyecto, se debe desarrollar un plan de promoción detallado. Aquí se explica cómo crear y administrar el plan del proyecto a través de Excel (otras tareas del proyecto pueden ser diferentes, pero el método es genérico). Microsoft Office 2013 (Professional Plus) Versión en chino simplificado: http://www.xp85.com/html/Office2013.html En primer lugar, debemos determinar que el plan general del proyecto (es decir, Trabajo) es promover los mostradores del National Day Mall, impulsar la Ventas en el tercer y cuarto trimestres. El siguiente paso es desglosar el proyecto (es decir, el desglose), aclarar la división del trabajo y la cooperación en cada departamento, a fin de garantizar la implementación sin problemas del proyecto. Sobre la base de la experiencia de proyectos anteriores, se divide en seis subelementos (es decir, estructura). Después de iniciar Excel, A1 y rarr; A3 se combinan tres líneas y una fila, luego ingrese la descripción del subelemento en A4, hora de inicio y finalización, y use el método de relleno en el lado derecho para agregar la fecha y la semana, para que podamos seguir el tiempo Verifique el progreso del proyecto (Figura 1). Figura 1 Tabla de descomposición del proyecto de producción Consejo: Los proyectos generales se pueden descomponer según el tiempo y la cooperación del departamento. El tiempo para completar el proyecto se toma como la línea principal. Según el departamento que participa en el proyecto específico, la parte del subproyecto se utiliza para descomponer el proyecto grande. Para proyectos que requieren una gestión más granular, el trabajo específico se puede dividir en individuos. El objetivo principal del proyecto de descomposición es ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del trabajo. Por lo tanto, después de completar la construcción del contenido del subproyecto, también puede hacer un diagrama de Gantt, para que podamos verificar el progreso del trabajo a tiempo. La creación del diagrama de Gantt utiliza el color para completar la tabla de tiempo, y el color puede corresponder a la persona real a cargo. Por ejemplo, seleccione la celda D4 (A group leader), haga clic con el botón derecho y seleccione " establecer el formato de celda ", en la ventana emergente, cambie a " relleno ", y luego seleccione un color adecuado como el morado para rellenar (Figura 2). Figura 2 Llene la celda con un color específico y luego siga el cronograma del grupo A (9.15-9.18), seleccione el período de tiempo correspondiente en el momento correcto, seleccione la tabla de tiempo y la misma que la anterior, rellene con el mismo color, de manera que la parte púrpura Corresponde al tiempo de finalización del líder del grupo A (Figura 3). La figura 3 muestra que la persona a cargo y su celda de tiempo correspondiente se llenan con el mismo color que el anterior, y las celdas de D5 y rarr; D9 también se llenan del mismo color, completando así la construcción del diagrama de Gantt. Una vez que se completa el diagrama de Gantt, tanto el gerente del proyecto como el líder del subproyecto respectivo pueden ver fácilmente el proyecto del que son responsables y el tiempo requerido por las etiquetas de diferentes colores (Figura 4). Figura 4 Construyendo un buen diagrama de Gantt: ¿Qué es un diagrama de Gantt? El diagrama de Gantt es un gráfico de los pioneros del movimiento de gestión científica "mdash; — Henry · Lawrence · Gantt", que representa gráficamente la secuencia de actividades de cualquier elemento en particular a través de la lista de actividades y la escala de tiempo. Con la duración, puede dejar que cualquier usuario participante vea el progreso del proyecto de un vistazo. Para un proyecto completo, muchos subproyectos están interconectados, por lo que para los proyectos que deben completarse dentro de un tiempo específico, debemos asegurar algunos puntos clave en el tiempo. Estos puntos de tiempo se denominan "hitos clave", que es un punto de tiempo que debe garantizarse para un trabajo por etapas, y la finalización exitosa de este punto de tiempo determina si se puede garantizar el trabajo después del hito. Por ejemplo, los productos de los proyectos mencionados anteriormente se encuentran en los centros comerciales y centros comerciales, ya que la promoción del Día Nacional del centro comercial comienza a las 7:00 del 9,29, por lo que debemos asegurarnos de que los productos en las estanterías se completen antes de las 7:00 del 9,29 días, 9,29 días. Es el momento clave. Para garantizar que se puedan resaltar puntos clave similares en el tiempo en la gestión de proyectos, esto se hace insertando hitos clave. Si necesita insertar un hito clave en 9.29, seleccione S8 (la celda correspondiente a 9.29) en el proyecto, haga clic con el botón derecho y seleccione "Insertar comentario", luego ingrese el comentario clave que desea solicitar y rellénelo con un color rojo intenso (Figura 5). La Figura 5 inserta hitos clave en los puntos de tiempo especificados en los hitos clave de inserción de celda especificados, de modo que a lo largo de la gestión del proyecto, podemos hacer recordatorios y distinciones llamativos en rojo. Si hay varios hitos, para una vista más intuitiva, también puede crear un icono de tiempo de hito insertando iconos (Figura 6). Figura 6 Hitos de la producción Después de completar la construcción del contenido de la gestión del proyecto, es necesario realizar un seguimiento en la gestión real posterior, para que el proyecto pueda completarse a tiempo. En el proceso de construcción de contenido anterior, utilizamos diagramas de Gantt, hitos y otras herramientas profesionales para construir el proyecto. En la administración posterior, también podemos usarlos para verificar el progreso de la implementación del proyecto a tiempo. Por ejemplo, el líder del Grupo C, usamos la marca verde, por lo que cuando necesitamos ver el contenido del grupo C, solo tenemos que seleccionar D6, luego hacer clic con el botón derecho y seleccionar "Filtrar" por el color de celda seleccionado > (Figura 7). Figura 7 Filtre por el color de la celda seleccionada para que todos los elementos verdes en el proyecto se recopilen automáticamente, lo que es conveniente para que los participantes puedan ver, y también facilita que el gerente verifique el progreso de la persona responsable, a fin de administrar mejor el proyecto para ahorrar tiempo ( Figura 8). Este artículo proviene de [System Home] www.xp85.com
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