Cuando ingresa los datos, si Excel puede recordarle lo correcto o lo incorrecto, es mucho más problemático que esperar a que el resumen salga mal y luego volver para encontrar el error. Esto depende de agregar una revisión automatizada a Excel. Muchas hojas de cálculo de Excel bien diseñadas a menudo se proporcionan a más de una persona para operar e ingresar. Debido a que el usuario está familiarizado con el contenido de las celdas de la tabla, es inevitable que se produzcan tales errores de entrada. De forma predeterminada, el sistema de Excel no tiene la función de reconocimiento correcta o incorrecta para los datos ingresados por el usuario. Si podemos poner Excel en un par de "ojos", permita que reconozca automáticamente la legalidad de los datos ingresados por el usuario, el error se reducirá a un mínimo. Este artículo describirá cómo automatizar la revisión de datos a través de algunos ejemplos prácticos. La entrada de la tarjeta de identificación para la entrada de la tarjeta de identificación se encuentra a menudo en el procesamiento de las hojas de cálculo de Excel, y también es muy fácil cometer errores. En el trabajo real, a menudo vemos que a la tarjeta de identificación de una persona le falta una o más. A veces es difícil juzgar cuál tiene un problema. Si el sistema puede recordarle cuando ingresa, tal error no debe ocurrir. El número de ID solo puede ser 15 y 18, podemos configurar Excel para que tenga esta capacidad de revisión. Si la columna B de la hoja de cálculo de Excel ingresa el número de identificación, B2 es la celda inicial del número de identificación. Puede seleccionar todas las columnas y hacer clic en el comando " validity " en el menú " Data " Open " dispuestos y " Tab (Fig. 1), en la sección " permitir y " abajo lista y " custom ", a continuación, y " fórmula y " caja, entrar y " = Y (de CONTAR.SI (B: B , B2) = 1, O (LEN (B2) = 15, LEN (B2) = 18)) y ". La fórmula comprueba la columna de la B con el mismo número de la unidad de cuadrícula de datos actual, si el resultado devuelto es igual a 1, entonces y " = de CONTAR.SI (B: B, B2) = 1 " return resultado TRUE, si no devuelve el resultado FALSE. Siguiente y " = O (LEN (B2) = 15, LEN (B2) = 18) y " cheques función Len si el B B2 columna de entrada, células B3 y otros de longitud de datos es igual a 15 o 18, siempre y cuando los tres LEN Una de las funciones satisface la condición y la función OR devuelve VERDADERO. Cuando las funciones COUNTIF y OR devuelven TRUE al mismo tiempo, la función AND devuelve TRUE, y Excel permite al usuario ingresar datos. Si se repiten los datos en la celda, o si la longitud de la entrada no es igual a 15 o 18, la función AND devuelve FALSO y Excel lo suprime inmediatamente (Figura 2). Consejo: A partir de este ejemplo que puede por analogía, si la entrada B de la columna es los datos de la otra longitud fija (por ejemplo, 8 bits), entonces sólo la ecuación anterior se modifica a " = Y (de CONTAR.SI (B: B, B2) = 1, LEN (B2) = 8)) y " Corrección automática de la corrección de prefijos numéricos A veces asignamos prefijos de números de área diferentes a personas o información de productos de diferentes regiones. Para evitar errores al ingresar datos que no están en el rango de números al ingresar este tipo de datos, puede establecer una verificación automática del prefijo de los datos. Si los números de producto se prefijan con tres regiones eran 012xxx, 017xxx y 019xxx, puede ser seleccionado de acuerdo con el método descrito anteriormente, donde los datos de columna (F1 asumiendo de datos de entrada es la célula de partida), y luego abiertas y " datos de validación y " Diálogo La pestaña " Set " de la caja. In " permitir y " abajo lista y " custom ", a continuación, y " fórmula y " caja, entren y " = O (LEFT (F1,3) = " 012 ", LEFT (F1,3) = " 017 ", IZQUIERDA (F1,3) = " 019 ") ". Después de configurar las funciones anteriores, siempre que el prefijo del número de prueba ingresado no sea 012, 017 o 019, se mostrará un aviso de alerta inmediatamente. Principio de funcionamiento de la fórmula anterior es tal que: LEFT extrajo tres caracteres de la celda actual (por ejemplo, F1), la 012 017 o para ver si son iguales a 019, siempre y cuando se establece una función LEFT tres, el OR función devuelve VERDADERO, que permite que el usuario ingrese, de lo contrario, la solicitud está fuera de rango inmediatamente. Si ingresa un número mayor de prefijos de datos, solo agregue una declaración como "IZQUIERDA (F1,3) =" 012 "en la fórmula. Los datos que se ingresan dentro del rango válido de datos de entrada generalmente tienen un rango razonable, pero la hoja de trabajo no sabe si los datos están sobrepasados. Por ejemplo, al ingresar una calificación, se requiere ingresar solo datos de una longitud específica, y el tamaño no puede exceder un cierto rango. Por ejemplo, solo se pueden ingresar números enteros y menores o iguales a 100. Pero si ingresa a un sistema de puntaje como 213, no pensará que está equivocado. Puede usar los siguientes métodos para calificar la condición. D2 se supone que la entrada de datos a partir de células, puede hacer clic en " datos " menú bajo y " la eficacia y " de comandos, abrir el diálogo y " SET " pestaña. In " permitir y " abajo lista y " custom ", a continuación, y " fórmula y " cuadro de entrar y " = Y (D2 < = 100, OR (LEN (D2) = 1, LEN (D2) = 2, LEN (D2) = 3)) y ". La función LEN en la fórmula verifica si la longitud de los datos de las celdas de la columna D2, D3, etc. de entrada es igual a 1, 2 o 3, y la función OR devuelve VERDADERO siempre que se cumpla cualquiera de las condiciones. Y "D2 < = 100 " compruebe si los datos de entrada son menores o iguales a 100. Cuando se cumplen ambos de los anteriores, la función AND devuelve VERDADERO, y Excel permite al usuario completar la entrada. Si la longitud de los datos en la celda no es igual a 1, 2 o 3, o si los datos de entrada son mayores que 100, la función AND devuelve FALSO, y Excel impide que el usuario ingrese datos. Al juzgar automáticamente los registros no válidos y suprimir la entrada de hojas de cálculo como las tablas de nómina, el valor de existencia de la última columna de datos está estrechamente relacionado con las palabras clave principales. Por ejemplo, si un contenido y " Suplemento habitación y " " bono y " el registro existe ninguna es y " número de trabajo y " y " Nombre y ", " Suplemento habitación y " " bono y " carece de sentido. Podemos dejar que la hoja de trabajo formule juicios sobre tales registros automáticamente. Supongamos que la columna de la hoja de trabajo B almacena "ID de trabajo", almacén de la columna C "nombre", cuando una celda en la columna B es nula, la celda a su derecha no puede ingresar "nombre". Excel puede tomar las siguientes medidas para detenerlo. Open " validación de datos y " diálogo y " " dispuestos y; pestaña, y " permitir y " abajo lista y " custom ", a continuación, y " fórmula y " cuadro de entrar y " = CONTARA (B2) = 1 y ". Y " Aceptar y " el futuro, si una celda de la columna B está vacía, entonces es la célula de la derecha no puede contener datos de entrada, incluso si los datos de entrada de Excel vendrá hacia adelante para detener, ingresar datos válidos para operar hasta que la columna B. Entrar en el orden equivocado automáticamente recordarle algunos casos, tenemos que ordenar los estrictos requisitos de entrada de datos, tales como el procesamiento ordenado por fecha, la tarea por delante no se procesa, no se les permite volver tarea que se debe ingresar en orden ascendente Una vez que se produce la violación de entrada, la entrada debe detenerse inmediatamente. ¿Cómo lograrlo? Seleccione el área o columna (como la columna D) donde se ingresarán los datos, y luego abra el cuadro de diálogo como se describe anteriormente. Y " en; permitir y " desplegable y " la fecha y ", en y " datos " desplegable y " mayor o igual a " y, finalmente, y " Fecha de Inicio y " cuadro de entrar y " = MAX ( $ D $ 1: $ D1) " (Figura 3). Después de cerrar el cuadro de diálogo, si los datos ingresados desde la celda D1 son "ascendentes", Excel no será alertado, de lo contrario la operación será ilegal. Si la fecha debe ser introducido por el orden descendente, sólo el y " datos " desplegable y " menor o igual a ", en y " Fecha de Inicio y " cuadro de entrar y " == MINA ($ D $ 1: $ D1) y " (" $ D $ 1 " es la celda donde se ubican los primeros datos) (Figura 4). Datos repetitivos con alertas automáticas de color A veces, si aparecen datos duplicados en la entrada del mismo elemento, puede indicar que la entrada tiene un error. Por ejemplo, ya se ha ingresado el nombre del destinatario que ingresa, y la pantalla roja puede recordar al sistema que recuerde la entrada. Por ejemplo, si hay duplicación de datos en la columna C, se recordará al usuario en rojo. Para hacer esto, haga clic en el menú "Formato de condiciones" en el menú "Formato" para abrir el cuadro de diálogo y seleccione "Fórmula" en el menú desplegable "Condiciones 1". Ingrese la fórmula "CONTINUAR" en el cuadro de diálogo.
(C: C, C2) < > 1 " (Figura 5). Luego haga clic en el botón " formato " para abrir el cuadro de diálogo y seleccionar un método " recordatorio " adecuado (por ejemplo, seleccione una fuente roja). Después de la función a largo de CONTAR.SI encontrado con la célula actual los mismos datos en la columna C, es decir, y " = de CONTAR.SI (C: C, C2) < > 1 y " establecido (AS " True "), la celda actual Los datos se mostrarán automáticamente en rojo. Este artículo proviene de [System Home] www.xp85.com